h+h cologne: 26.–28.03.2021 #hhcologne

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Checkliste und Tipps für Aussteller der h+h cologne @home

Die nachfolgende Checkliste bietet Ihnen einen Überblick an was Sie alles denken sollten und wann wichtige Fristen anstehen. Sie erhalten alle wichtigen Termine und Daten zur h+h cologne @home (26.-28.03.2021) auf einen Blick.

Checkliste für Aussteller zum Download (.pdf)

Im Vorfeld der h+h cologne @home (bis 25.03.2021)

Erste Vorbereitungen
Unser Tipp
Sichern Sie sich bis 12.03.2021 Ihre Teilnahme an der h+h cologne @home. Senden Sie uns hierzu die ausgefüllten Anmeldeformulare 1.10 sowie 1.30 per E-Mail an sales@hh-cologne.de zu. Die Anmeldebestätigung erhalten Sie ab Mitte Februar 2021.
Werden Sie bereits ab der KW 8 auf der digitalen Plattform aktiv um im Self-Service-Bereich Ihre Daten einzupflegen.
Das Projektteam hilft Ihnen gerne bei Fragen weiter.
Wer ist verantwortlich für alles Organisatorische? Definieren Sie Ansprechpartner und legen Sie einen Terminplan mit Deadlines an.
Kontrollieren Sie regelmäßig Ihre To-do-Liste und behalten Sie wichtige Termine im Auge.
Bereiten Sie Mailings oder Newsletter vor, um auf Ihren digitalen Messeauftritt aufmerksam zu machen.
Laden Sie Ihre Kunden ein ,die digitale Variante der h+h cologne in diesem Jahr zu entdecken.
Versenden Sie frühzeitig Ihre Kunden-Einladungen. Ab KW 8 stellen wir Ihnen Ticket-Codes zur Einlösung im Ticket-Shop zur Verfügung.
Weitere Informationen zu den Tickets stehen Ihnen ab Ende Februar 2021 zur Verfügung.
Binden Sie Ihr Team rechtzeitig in die Planung mit ein und erstellen Sie am besten eine Anwesenheitsliste (Mindestanforderungen während der drei Messetage jeweils von 09:00-18:00 Uhr), sodass sichergestellt ist, dass stets Mitarbeiter online sind.
Ihre Mitarbeiter sollten erreichbar sein und die Besucher auf Ihr Unternehmensprofil einladen. Hierzu unsere Empfehlung hinsichtlich Mitarbeiterkapazität:
  • Video-Audio-Showroom: min. eine Person (um Besucher direkt zu empfangen)
  • Networking: min. eine Person (um sich proaktiv zu beteiligen und Besucher anzusprechen)
    Es könnte auch die Person übernehmen, die den Showroom betreut, sofern diese Off-Times hat, bleibt man per Bild-in-Bild-Funktion mit dem Showroom verbunden. Zwei Personen sind jedoch vorteilhafter.
  • Backoffice: min. eine Person (kann auch die Person übernehmen, die den Video-Showroom betreut, wenn dieser gerade nicht besucht wird.
    Im Backoffice landen die Leads und Terminanfragen ans Unternehmen. Wir empfehlen regelmäßig ins Backoffice zu schauen, um zeitnah auf Interesse zu reagieren.
Planen Sie frühzeitig die Mitarbeiterkapazität bei Buchung eines Virtual Cafés.
Ihre Mitarbeiter sollten erreichbar sein und die Besucher einladen.
Hierzu unsere Empfehlung: Min. eine Person sollte während der Messezeiten als Ansprechpartner präsent sein. Ggfs. Einsatz weiterer Mitarbeiter bei gezielten Aktionen, z. B. min. eine Person, die etwas im Café präsentiert (z. B. alle halbe Stunde o.ä.).
Planen Sie frühzeitig die Mitarbeiterkapazität bei Buchung eines Round Tables (z. B. á 30 Min.)
Ihre Mitarbeiter sollten erreichbar sein und die Besucher auf Ihr Unternehmensprofil einladen. Hierzu unsere Empfehlung:
Da der Round Table als interaktives Format angelegt ist, empfiehlt sich der Einsatz von mind. zwei Mitarbeitern (eine Person präsentiert und führt durch das Meeting, eine oder mehrere Personen moderieren Fragen/Chat/Einlasswünsche).
Planen Sie frühzeitig die Mitarbeiterkapazität bei Buchung eines 10 Minuten-Video-Slots auf der Productstage im Programm.
Stellen Sie sicher, dass Sie während der Ausstrahlung mit min. einer Person im Chat präsent sind, um direkt Fragen zu beantworten oder auf anschließende Meeting-Wünsche einzugehen.
Konkrete Ziele und Maßnahmen festlegen
Unser Tipp
Definieren Sie zentrale Produkte für die Präsentation auf der digitalen Plattform. Welche Produkte oder Dienstleistungen bieten Sie an? Was sind Ihre Keywords, die Sie Ihren Produkten bei Volltextsuche immer mitgeben wollen?
Die h+h cologne @home bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, neben Ihren Stammkunden auch neue Zielgruppen anzusprechen.
Gestalten Sie die Darstellung Ihrer Unternehmens-Kachel mit der Sie im Ausstellerverzeichnis gelistet werden.
Durch Integration der Icons in das Design der Kachel heben Sie die Interaktionsmöglichkeiten hervor. Achten sie daher darauf, dass möglichst wenig Text in der Grafik erscheint.
Buchen Sie ein Werbepaket oder zusätzliche Leistungen und setzen Sie hiermit Ihre Marke/Produkte perfekt in Szene. Die h+h cologne @home bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, neben Ihren Stammkunden, auch neue Zielgruppen anzusprechen.
Überlegen Sie, welche Inhalte auf Ihrem Unternehmensprofil vorgestellt werden sollen. Richten Sie hierbei den Fokus am besten auf Bestseller und Neuerscheinungen.
Je interessanter Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Dienstleistungen dargestellt werden, desto länger ist die Verweildauer der Teilnehmer und die Verkaufschancen steigen. Zeigen Sie aber nicht alles! Fordern Sie die Besucher zur aktiven Kontaktaufnahme mit Ihnen auf, um wichtige Details zu erfahren.
Letzte Vorbereitungen
Unser Tipp
Bewerben Sie Ihren Messeauftritt auf der eigenen Website und in der E-Mail-Signatur. Nutzen Sie die Werbemittel zur
h+h cologne @home, die Sie individuell anpassen können.
Stellen Sie eine Agenda für Ihren öffentlichen Showroom im Unternehmensprofil auf.
Integrieren Sie den Button zum öffentlichen Showroom auffällig in die Grafik Ihrer Unternehmens-Kachel.
Bereiten Sie Sonderangebote, Special Deals oder andere „Goodies“ vor. Diese können während der Messelaufzeit in unserer „Goodie Bag“ platziert werden.
Auch wenn keine physischen Give-Aways möglich sind, gibt es kreative digitale Alternativen. Kombinieren Sie z.B. postalische Mailings mit Ihrer digitalen Präsenz.
Definieren Sie Zielgruppen für Ihr „Netzwerk“.
Legen Sie Schlagwörter fest mit denen Ihr Sales-Team nach Personen suchen kann.
Starten Sie mit der aktiven Kommunikation zu Ihrem
digitalen Messeauftritt mit Social Media- und E-Mail-Kampagnen.
Bauen Sie immer einen Link zur Besucherregistrierung ein.
Die h+h cologne @home geht mit einem Softlaunch für Besucher in KW 11 online. Angebot für Besucher zu diesem Zeitpunkt lediglich: Registrierung, Terminvereinbarung, Programmsichtung und Favorisierung, sowie eingeschränkte Inhalte im Showroom.
Je interessanter Ihr Unternehmensprofil ist, desto einfacher können sich die Besucher informieren. Produktneuheiten und Marken können Sie vorher in Ihrem Profil bequem pflegen und erst zum Messestart online stellen.
Bereiten Sie rechtzeitig den Upload Ihrer Inhalte zum Softlaunch in KW 11 vor. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Visuals, Ihren Content sowie Ihre Mitarbeiter-Berechtigungen rechtzeitig bearbeiten.
Bitte beachten Sie nachfolgende Deadlines für die Anlieferung der Grafiken für Kacheln außerhalb Ihres Showrooms:
Showfloor: bis 12.03.2021 (bis 24:00 Uhr)
Virtual Café: bis 12.03.2021 (bis 24:00 Uhr)
Productstage: bis 12.03.2021 (bis 24:00 Uhr)
Bereiten Sie rechtzeitig den Upload Ihrer Inhalte zum offiziellen Messebeginn am 26.03.2021 vor. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Visuals, Ihr Content sowie Ihre Mitarbeiter-Berechtigungen rechtzeitig bearbeiten.
Bitte beachten Sie nachfolgende Empfehlungen für den Showroom:
Visuals: bis 12.03.2021 (bis 24:00 Uhr)
Content: bis 25.03.2021 (bis 24:00 Uhr)
Mitarbeiterberechtigungen: bis 25.03.2021 (bis 24:00 Uhr)
Bereiten Sie rechtzeitig den Upload Ihrer Inhalte für die Productstage sowohl für den Softlaunch in KW 11 sowie zum offiziellen Messebeginn am 26.03.2021 vor.
Bitte beachten Sie nachfolgende Deadline: Productstage: bis 12.03.2021 (bis 24:00 Uhr)
Denken Sie daran, dass bei Buchung eines Round Tables
dieser terminiert auf einen von Ihnen gewählten Tag und ein Zeitfenster der Messe ist und Teil des offiziellen Eventprogramms der h+h cologne @home darstellt (trotz Zugangsbeschränkung ermöglicht dies auch den spontanen Zugang und die Gesamtplanung).
Stellen Sie sicher, dass bis zum jeweiligen Datum/Zeitfenster Ihre Mitarbeiter gebrieft sind und der Content (z.B. eine Live-Präsentation via pptx/Desktopsharing vorbereitet ist (von Video-Präsentationen raten wir ab). Die Visuals sollten bis zum 12.03.2021 (bis 24:00 Uhr) hochgeladen sein.
Denken Sie daran, dass bei Buchung eines Virtual Cafés, dieses innerhalb der offiziellen Messezeiten durchgehend geöffnet ist. Eine Buchung können Sie bis zum 12.03.2021 vornehmen.
Stellen Sie sicher, dass bis zum 25.03.2021 (bis 24:00 Uhr) Ihre Mitarbeiter gebrieft sind und der Content vorbereitet ist, den Sie live an den Tischen Ihres Virtual Cafés vorstellen (z.B. jede halbe Stunde Produktpräsentation XY. Von Video-Präsentationen raten wir ab).
Bereiten Sie Ihr internes Sales-Briefing für Mitarbeiter vor. Lernen Sie die verschiedenen Funktionen der digitalen Plattform kennen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich mit der digitalen Plattform auseinandersetzen.
Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest (z. B. Moderator im öffentlichen Showroom, Screening der Besucher, erste Kontaktaufnahme).
Eine freundliche digitale Begrüßung Ihrer Besucher ist der beste Einstieg in ein erfolgreiches Meeting.
Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter ein Profilbild hinterlegt hat.
Überlegen Sie sich kreative Ideen, wie man mit den Profilbildern der Mitarbeiter spielen kann.

Während der h+h cologne @home (26.-28.03.2021)

Was ist wichtig während der Veranstaltung?
Unser Tipp
Stellen Sie sicher, dass zu jeder Zeit genügend Ansprechpartner aus dem Team zur Kontaktaufnahme bereitstehen.
Durch einen nicht besetzten Showroom gehen Ihnen wichtige Leads verloren.
Laden Sie Besucher aktiv zu Terminen und Meetings ein.
Nutzen Sie dafür die verschiedenen Einladungsoptionen der Plattform.
Wählen Sie passende Aktionen und Angebote aus, um Ihre Besuche zu aktivieren und Leads zu generieren.
Bewerben Sie z. B. aktiv Sonderangebote.
Bringen Sie sich aktiv in die h+h cologne @home ein.
Besuchen Sie öffentliche Talkrunden, um neue Kontakte zu knüpfen. Kontaktieren Sie Teilnehmer per Text-Chat oder Audio-/Video-Message. Chatten Sie mit im Fachprogramm um Aufmerksamkeit zu erzielen.
Alle Informationen zum Programm finden Sie auf der Website der h+h cologne.
Suchen Sie über das visuelle „Netzwerk“ nach relevanten Kontakten und Unternehmen.
Achten Sie darauf, dass Ihr eigenes Profil mit den passenden Interessen gepflegt ist, so erhöhen Sie die Trefferquoten im Networking.
Kontaktieren Sie interessante Teilnehmer in den Chats des Fachprogramms.
Nutzen Sie dafür gezielt die verschiedenen Kontaktfunktionen.

Nach der h+h cologne @home (ab 29.03.2021)

So machen Sie das Beste aus Ihrem Messeauftritt!
Unser Tipp
Ihre Inhalte werden auch nach dem 28.03.2021 für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur Verfügung stehen. Programm-Beiträge sind „On-Demand“ verfügbar. Sammeln Sie auch nach der h+h cologne @ home wertvolle Leads.
Binden Sie die Links zu Ihren Programm-Beiträgen auch nach der Veranstaltung in Ihre Kommunikation ein. Beachten Sie: Nur Teilnehmer, die sich bis zum Messeende am 28.03.2021, 24:00 Uhr registriert haben, können auch anschließend die Plattform nutzen.
Versenden Sie „Dankeschön“-E-Mails mit einer Zusammenfassung, Kontaktinformationen und den Links zu eigenen Video-Beiträgen an Kunden, Kontakte und neue Leads.
Bereiten Sie das Mailing-Template frühzeitig vor der Veranstaltung vor.